Konfiguracja uprawnień

Słowniczek

  1. Grupa SharePoint – wbudowana w SharePoint funkcjonalność, która pozwala katalogować użytkowników witryny. Konfigurowalna przez wbudowane narzędzia usługi SharePoint (sekcja Przypisywanie użytkowników do Grup SharePoint poniżej)
  2. Grupa Uprawnień – z góry zdefiniowany zestaw uprawnień do funkcjonalności wykorzystywanych w systemie G4CDE, pozwalający na podejmowanie określonych akcji oraz edytowanie i widoczność plików. https://g4cde.pl/dokumentacja/podstawowa-konfiguracja-g4cde/grupy-uprawnien/

Tworzenie nowej grupy SharePoint

  1. Otwórz witrynę SharePoint
  2. Kliknij koło zębate > Uprawnienia witryny > ustawienia uprawnień zaawansowanych
  3. W lewym górnym rogu wybierz Utwórz grupe
  4. Wpisz nazwę grupy
  5. W „Give Group Permission to this Site” zaznacz opcje „Read – Can view pages and list items and download documents.”

Przypisywanie użytkowników do Grup SharePoint z poziomu „Uprawnienia Witryny”

  1. Otwórz witrynę SharePoint
  2. Kliknij koło zębate > Uprawnienia witryny > ustawienia uprawnień zaawansowanych
  3. Wybierz grupę, do której chcesz dodać użytkowników
  4. Kliknij przycisk nowy i wpisz użytkowników do dodania w pokazanym oknie

Przypisywanie użytkowników do Grup SharePoint z poziomu listy „_Uprawnienia”

  1. Przejdź do listy konfiguracyjnej uprawnień – koło zębate > Zawartość witryny > _Uprawnienia
  2. Jeśli chcesz dodać nową grupę, Wybierz „Nowy” a następnie:
    1. Wpisz nazwę grupy w polu „Tytuł”
    2. Wybierz grupę z rozwijalnej listy w polu „Grupa”,
    3. Wybierz rodzaj uprawnień (Twórca, kontrola, wgląd, odbiór, BIM),
    4. Dodaj użytkowników
  3. Jeśli grupa jest już dostępna, wybierz grupę, do której chcesz dodać użytkowników
  4. Dodaj użytkowników do kolumny “Użytkownicy”
  5. Przypisanie użytkownika do grupy Sharpoint z poziomu „_Uprawnienia” pozwala na, zgodnie z poziomem przypisanych uprawnień, zmiany stanu statusu pliku, nazwy pliku, oraz dodawania pliku.

Przypisywanie Grupom SharePoint Grup Uprawnień

  1. Otwórz witrynę SharePoint
  2. Kliknij koło zębate > Zawartość witryny > _Uprawnienia
  3. Wybierz grupę użytkowników
  4. W kolumnie “Uprawnienia” przypisz lub zmień im jedno z pięciu uprawnień:
    1. Twórca
    2. Kontrola
    3. Wgląd
    4. Odbiór
    5. BIM

Więcej o dostępnych uprawnieniach: https://g4cde.pl/dokumentacja/podstawowa-konfiguracja-g4cde/grupy-uprawnien/

Widoczność folderów

  1. Otwórz witrynę SharePoint
  2. Wybierz bibliotekę dokumentów
  3. Wybierz folder w drzewku, któremu chcesz zmienić uprawnienia widoczności
  4. Kliknij 3 kropki przy nazwie folderu > Zarządzaj dostępem
  1. Zmień zakładkę na “Grupy” i w prawym górnym rogu wybierz “Udziel dostępu”
  1. Wpisz nazwę grupy i nadaj jej uprawnienia odczytu 
  2. Uprawnienia są dziedziczone w strukturze folderów.
  3. Żeby usunąć uprawnienia, kliknij wybraną grupę, a następnie zmień ustawienie bezpośredniego dostępu na “Usuń bezpośredni dostęp”

Akcja dostępna tylko dla administratorów. Po zmianie należy manualnie odświeżyć uprawnienia do plików w folderze

Lokalne nadpisywanie uprawnień

Domyślnie w danym folderze uprawniania do wykonywania akcji związanych z przepływem dokumentów (bazujących na Grupach Uprawnień) są pobierane z listy _Ustawienia, np. Grupy Sharepointowe z Grupą Uprawnień „Twórca” mogą dodawać pliki w każdym folderze w systemie. Żeby zmienić możliwości uprawnień w danym folderze, możliwe jest lokalne nadpisanie uprawnień i nadanie grupie ograniczonych lub rozszerzonych możliwości związanych z przepływem dokumentów. To znaczy, że Grupa Sharepoint’owa, która globalnie ma Grupę Uprawnień „Twórca”, w danym folderze może zostać ograniczona tylko do Grupy Uprawnień Odczyt.

Uprawnienia są dziedziczone, przez co przy lokalnym nadpisaniu uprawnień w folderze – rodzicu, w folderze – dziedzicu dana Grupa Sharepoint’owa będzie miała takie same uprawnienia, jak w rodzicu. Możliwe jest ograniczanie uprawnień w folderze-rodzicu i ograniczenie ich w folderze-dziedzicu.

Nadpisanie lokalnych Grup Uprawnień wpływa też na widoczność plików i możliwość ich edycji (zgodnie z zasadami wynikającymi z przepływu dokumentów oraz https://g4cde.pl/dokumentacja/podstawowa-konfiguracja-g4cde/grupy-uprawnien/

Żeby wykonać lokalne nadpisanie Grup Uprawnień:

  1. Otwórz witrynę SharePoint
  2. Wybierz bibliotekę dokumentów
  3. Zmień widok na “Folder”
  1. Wybierz folder w drzewku, któremu chcesz zmienić uprawnienia
  2. Wybierz z górnego panelu “Edytuj w widoku siatki”
  3. Dodaj w odpowiedniej kolumnie grupę, której chcesz przypisać dane uprawnienia w folderze

Akcja dostępna tylko dla administratorów. Po zmianie należy manualnie odświeżyć uprawnienia do plików w folderze

Więcej o dostępnych uprawnieniach: https://g4cde.pl/dokumentacja/podstawowa-konfiguracja-g4cde/grupy-uprawnien/

Przypisywanie uprawnień do stanów/statusów

Aby przypisać do grup dostępowych uprawnienia do zmiany stanów/statusów plików należy wybrać listę „Stan dokumentu”

  1. Kolumny Tytuł i Statusy oznaczają, że grupy lub osoby wpisane w kolumnie uprawnienia będą mogły ustawić taki Stan/status (Stan/status po wykonaniu operacji)
  2. Kolumny status przejścia / stan przejścia pokazane są możliwe zmiany statusów / stanów ze stanu statusu pokazanego w kolumnach Tytuł i Statusy. Uprawnienia do wykonania takiej zmiany należy wpisać w wierszu, w którym w kolumnach Tytuł i status są podane wartości, takie jak w kolumnach status przejścia i stan przejscia.
  3. W kolumnie „Może Archiwizować” należy wpisać grupy które mają mieć możliwość wykonania dodatkowo zmiany na W Wycofany.