G4CDE zgodne zaleceniami norm z serii ISO 19650 zawiera:
- Cztery główne stany informacji: Praca w toku (WIP), Udostępnione, Opublikowane, Archiwum
- Statusy informacji: Dozwolone wykorzystanie informacji
- Automatyczną kontrolę Rewizji i wersji rewizji pliku
Rewizja służy do identyfikacji wersji dokumentów, rysunków i plików modeli, które zostały udostępnione lub opublikowane.
G4CDE rozróżnia dwa rodzaje rewizji:
Rewizja projektowa “P” przypisywana do stanów Przygotowanie, sprawdzenie, Udostępnienie, Weryfikacja, Zatwierdzenie, Archiwum
Rewizja kontraktowa “C” przypisywana do stanu “Opublikowane”
W przypadku stanu “Wycofany”, przypisywana jest rewizja aktualna na dzień wycofania pliku.
Wersja Rewizji jest indeksowaniem podrzędnym do Rewizji, stosowanym w celu śledzenia informacji o zmianach pliku zachodzących w stanie Praca w Toku (WIP).
Używany w niniejszej instrukcji termin Metadane to Informacje przypisane do pliku wspierające procesy zarządzania informacjami zgromadzonymi w CDE, tworzone automatycznie po umieszczeniu dokumentu lub uzupełniane ręcznie przez użytkownika. Do metadanych należą w szczególności: Stan, Status, Rewizja, Wersja Rewizji, tytuł pliku.
Każdy plik, w folderach z włączoną konwencją nazewnictwa, ma po ustawieniu nazwy pliku domyślnie przypisany
Status S0,
Stan Przygotowanie,
Numer rewizji P01
Numer wersji rewizji 1.